Các thủ tục giấy tờ cần làm sau khi sinh con ở Nhật cần những loại giấy tờ gì? Cùng trung tâm Ngoại Ngữ HAATO tìm hiểu nhé!
Sau khi sinh con ở Nhật, con mang quốc tịch Việt Nam (bố mẹ đều là người Việt) thì có một số thủ tục và giấy tờ cần phải làm cho em bé trong một khoảng thời gian nhất định (30 ngày) kể từ ngày em bé ra đời. Vì vậy, các bạn cần tìm hiểu và chuẩn bị trước những hồ sơ, giấy tờ cần thiết.
I.Các thủ tục cần thiết:
- Thủ tục tại Đại sứ quán Việt Nam
- Đăng kí khai sinh (出生届-Shusseitodoke) (cấp Giấy khai sinh bản gốc)
- Đăng kí cấp hộ chiếu lần đầu cho bé.
II.Thủ tục tại cơ quan hành chính của Nhật
1.Nộp thông báo khai sinh (出生届-Shusseitodoke)
2.Đăng kí hỗ trợ chi phí y tế 小児医療費助成-Shoujiiryouhijosei
3.Đăng kí thẻ bảo hiểm 保険証-hokenshou cho bé
4.Đăng kí nhận trợ cấp hàng tháng cho em bé 児童手当-Jidouteate
5.Gửi phiếu liên lạc đã sinh con (出生連絡票-Shusseirenrakuhyou)
III. Thủ tục làm tại cục quản lý xuất nhập cảnh
1.Xin tư cách lưu trú cho em bé
*Lưu ý khi đăng ký khai sinh cho con: Nếu bạn làm thủ tục khai sinh cho con tại quận/ thành phố trước và sau đó mới làm trên Đại sứ quán thì sẽ không nhận được giấy khai sinh bản gốc mà chỉ nhận được bản trích lục khai sinh. Bản trích lục về giá trị tương đương như giấy khai sinh nhưng nếu dùng trích lục thì sau này về Việt Nam làm các thủ tục cho con có thể gặp khó khăn. Tuy nhiên có 1 vấn đề là làm khai sinh ở quận và ở Đại sứ quán đều cần giấy chứng sinh gốc do bệnh viện cấp và họ thu không trả lại luôn. Vì vậy có 2 cách sau đây để có thể làm thủ tục trên Đại sứ quán và nhận được giấy khai sinh bản gốc cho con:
Cách 1: Xin 2 bản giấy chứng sinh gốc (出生証明書) từ bệnh viện và nộp 1 bản cho Đại sứ quán
Hãy xin 2 bản Giấy chứng sinh khi xuất viện. Nhưng có nhiều viện không đồng ý cấp 2 bản gốc giấy chứng sinh. Trong trường hợp này thì bạn có thể thảo luận với bên viện xin 1 bản gốc và 1 bản sao, viết thêm vào bản nộp cho Đại sứ quán dòng ベトナム大使館用 (Chỉ dùng cho Đại sứ quán Việt Nam) hoặc 写し (Bản sao).
Nếu họ vẫn không đồng ý thì bạn có thể tham khảo cách tiếp theo.
Cách 2: Đăng ký khai sinh tại Đại sứ quán trước rồi dịch công chứng giấy khai sinh này để làm thủ tục tại quận/ thành phố sau
Bạn nộp giấy chứng sinh gốc nhận được từ bệnh viện cho Đại sứ quán và làm thủ tục cấp Giấy khai sinh như bình thường, đồng thời đề nghị làm luôn 1 bản dịch Giấy khai sinh sang tiếng Nhật có công chứng (mất phí công chứng).
Sau khi đã nhận được Giấy khai sinh và bản dịch từ Đại sứ quán, bạn đem hai giấy tờ này lên Uỷ ban quận/thành phố nơi bạn sinh sống nộp để làm thủ tục khai sinh cho con tại Nhật. Làm theo cách này bạn vẫn nhận được Giấy chứng nhận thụ lý việc thông báo khai sinh (出生届受理書) và Phiếu cư dân (住民票) có tên con.
[Trước khi sinh, bạn nên gọi điện hoặc đến Uỷ ban quận/thành phố nơi bạn sinh sống để xác nhận có cần bản dịch công chứng Giấy khai sinh của Đại sứ quán không hay chỉ cần nộp bản dịch, bản photocopy Giấy khai sinh và bản gốc Giấy khai sinh để đối chứng. Nếu họ chỉ yêu cầu mang bản gốc tiếng Việt để đối chứng và nộp bản dịch không cần công chứng thì bạn có thể tự đánh máy, dịch và in ra để nộp, như vậy không cần mất tiền dịch thuật nữa]
I.Thủ tục đăng ký khai sinh tại đại sứ quán Việt Nam
Thời hạn: Càng sớm càng tốt để kịp thời gian để làm thủ tục thông báo khai sinh tại quận/thành phố (<14 ngày)
Địa điểm: Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật (ga 代々木八幡) hoặc nộp qua đường bưu điện
Các thủ tục cần làm:
- Đăng kí khai sinh (cấp Giấy khai sinh bản gốc)
- Làm hộ chiếu lần đầu cho bé
Giấy tờ cần chuẩn bị:
- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (có thể download tại website của Đại sứ quán Mẫu M01)
- Phiếu hẹn trả kết quả(mẫu kèm theo)
- Bản chính giấy chứng sinh do cơ sở y tế, bệnh viện…, nơi trẻ em sinh ra cấp.
- Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay hộ chiếu của cha mẹ trẻ em (bản gốc hoặc bản sao có công chứng).
- Xuất trình bản chính nộp kèm bản chụp copy hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ (nếu cha, mẹ của trẻ em có đăng ký kết hôn).
- Bản chính hoặc bản sao có công chứng Phiếu cư dân (住民票) – Jūmin-hyō/thẻ cư trú (Xin giấy này tại Ủy ban quận/thành phố trước khi đăng kí khai sinh tại ĐSQ, lúc này trên giấy chỉ có tên 2 vợ chồng)
- Thẻ ngoại kiều của bố, mẹ.
- 2 ảnh chụp con (3,5 x 4,5, nền trắng, chụp chính diện)
- Tờ khai xin cấp hộ chiếu lần đầu (download tại đâyhoặc xin và khai tại chỗ)
Thời gian chờ đợi: Cả 2 thủ tục đăng ký khai sinh và làm hộ chiếu sẽ được làm cùng một lúc, thời gian chờ đợi là 5 ngày làm việc, tuy nhiên nếu nộp thêm phí (150% lệ phí) sẽ được ưu tiên làm luôn trong ngày (khoảng 1 tiếng rưỡi thì xong).
Lệ phí: Có quy định tại trang website của Đại sứ quán tại đây, bảng giá theo USD.
II.Thủ tục làm tại cơ quan hành chính của Nhật
Thời hạn: 14 ngày sau khi sinh (nếu quá thời hạn có thể bị phạt mức dưới 5 man).
Địa điểm: Cơ quan hành chính (区役所 hoặc 市役所) nơi cư trú.
Các thủ tục cần làm:
- Nộp thông báo khai sinh (出生届)
- Đăng ký nhận hỗ trợ chi phí y tế (小児医療費助成)
- Đăng kí thẻ bảo hiểm (保険証)
- Đăng ký nhận trợ cấp nhi đồng (児童手当)
- Gửi phiếu liên lạc đã sinh con (出生連絡票)
Do cả 5 thủ tục trên đều làm ở cùng một nơi, nhớ chuẩn bị giấy tờ đầy đủ để có thể làm được cả 5 thủ tục trong cùng 1 lần.
Giấy tờ cần chuẩn bị:
- Giấy tờ tuỳ thân của người đi đăng ký (bố hoặc mẹ): thẻ cư trú hoặc bằng lái xe.
- Con dấu của người đi đăng ký (cái này trong quy định có nói nhưng thực tế khi đi làm thủ tục không cần dùng đến, có lẽ do là người nước ngoài nên họ không yêu cầu con dấu).
- Tờ thông báo khai sinh (出生届): được bệnh viện phát (xem chi tiết ở mục dưới).
- Sổ tay mẹ con (母子手帳)
- Thẻ bảo hiểm (健康保険証) của bố hoặc mẹ (người có thu nhập cao hơn).
- Thông tin tài khoản ngân hàng của bố hoặc mẹ (người có thu nhập cao hơn).
- Phiếu liên lạc sinh con (出生連絡表): phiếu này thường ở dạng postcard, được phát cùng với sổ tay mẹ con từ lúc khai báo mang thai.
1.Nộp thông báo khai sinh
Người đi đăng ký: Bố hoặc mẹ
Giấy tờ cần nộp:
- Giấy chứng sinh của con (出生証明書: shussei shoumeisho): Lấy từ bệnh viện, thường là lấy sau khi xuất viện
- Con dấu của người đi đăng ký khai sinh cho con (bố hoặc mẹ)
- Sổ tay mẹ con (母子手帳: boshitechou)
- Tờ khai đăng ký khai sinh (出生届の用紙): có sẵn tại nơi đến đăng ký, đến nơi mới điền
Sau khi nộp thông báo khai sinh, cơ quan hành chính sẽ tiến hành xác minh và thêm tên con vào hộ khẩu của nhà bạn, đồng thời điền thông tin vào mục 出生届出済証明 trong sổ tay mẹ con (母子手帳), chứng nhận việc đã thông báo khai sinh.
Giấy tờ cần lấy sau khi nộp thông báo khai sinh (để làm các thủ tục tiếp theo):
- Giấy chứng nhận thụ lý việc thông báo khai sinh (出生届受理証明書): 2 bản.
- Phiếu cư dân (住民票): 2 bản
Sau khoảng vài ngày đến 1 tuần, Mã số cư dân (住民コード) và Thẻ thông báo My Number (個人番号通知カード) của con sẽ được gửi đến nhà. Đây là mã số rất quan trọng nên bạn cần giữ cẩn thận và không để lộ cho người ngoài biết.
1.Đăng ký nhận hỗ trợ chi phí y tế và trợ cấp nhi đồng
Trong lúc chờ đợi nhận kết quả nộp thông báo khai sinh, ta có thể kết hợp làm luôn đăng ký nhận hỗ trợ chi phí y tế (小児医療費助成) và trợ cấp nhi đồng (児童手当), thường là ở cùng một nơi.
2.Hỗ trợ chi phí y tế (小児医療費助成)
Ở Nhật trẻ em đến hết cấp trung học cơ sở được hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh (phần bảo hiểm không trả). Bạn sẽ được nhận thẻ chứng nhận 乳医療証 (dành cho trẻ chưa đi học tiểu học), để xuất trình khi khám chữa bệnh (cùng với thẻ bảo hiểm y tế).
Tuy nhiên nhiều nơi họ sẽ yêu cầu bạn làm thẻ bảo hiểm y tế (健康保険証) cho con trước, rồi mới được phát 乳医療証. Thường là yêu cầu gửi bản photo qua đường bưu điện.
- Thẻ bảo hiểm y tế (健康保険証)
Phần đông gia đình có bố hoặc mẹ đi làm, vào bảo hiểm y tế của công ty (社会保険) nên có thể làm bảo hiểm cho con theo công ty của bố hoặc mẹ. Chi tiết thủ tục cần liên lạc với công ty để được hướng dẫn. Nếu cả bố và mẹ đều đi làm thì có thể chọn làm theo bảo hiểm nơi nào có chế độ tốt hơn, không có quy định bắt buộc phải theo bên nào.
Trong trường hợp cả bố và mẹ đều không đi làm công ty thì cần đăng ký cho con vào bảo hiểm quốc dân (国民保険). Thủ tục làm luôn tại cơ quan hành chính.
- Trợ cấp nhi đồng (児童手当)
Đây là trợ cấp nuôi con nhỏ, được nhận cho đến khi trẻ học hết trung học cơ sở. Mức trợ cấp dựa theo tuổi của con và thu nhập của bố hoặc mẹ (người có thu nhập cao hơn). Với trẻ dưới 3 tuổi sẽ là 15,000円/tháng (hoặc 5,000円/tháng nếu thu cấp cao vượt mức, sẽ được hướng dẫn khi đăng ký).
Khi đăng ký sẽ cần thông tin tài khoản ngân hàng để họ chuyển tiền vào. Tiền sẽ được chuyển hàng tháng (sau khi đăng ký) nên đăng ký càng sớm càng tốt.
Giấy tờ cần nộp:
- Con dấu của người đi đăng ký
- Thẻ bảo hiểm của người đi đăng ký (健康保険証: kenkou hokensho)
- Sổ ngân hàng mang tên người đi đăng ký (普通預金通帳: futsuu yokin tsuuchou)
- Photo thẻ cư trú (在留カード) và giấy thông báo số my number của người đi đăng ký
- Giấy chứng nhận thu nhập của người đi đăng ký (所得証明書: shotoku shoumeisho): Xin ở 区役所(kuyakusho) hay 市役所(shiyaksho) nơi bạn ở. Trong trường hợp ngày 01/01 của năm hiện hành, bạn chưa chuyển đến nơi ở hiện tại (sống ở tỉnh/ thành phố khác) thì thay vì nộp giấy chứng nhận thu nhập bản phải nộp giấy chứng nhận nộp thuế bản khai chi tiết (課税証明書: kazei shoumeisho) của cả 2 vợ chồng.
- Giấy yêu cầu chứng nhận trợ cấp cho trẻ (児童手当認定請求書: jidou teate nintei seikyuusho): Có sẵn ở nơi đến đăng ký, đến nơi mới điền
*** Trong trường hợp phải nộp 課税証明書 (kazei shoumeisho) thì bạn sẽ phải liên hệ với kuyakusho ở tỉnh/ thành phố bạn ở trước đây và yêu cầu họ gửi giấy này về địa chỉ hiện tại. Vì thủ tục làm trợ cấp cho con phải hoàn thành trong vòng 15 ngày sau khi sinh nên bạn có thể nộp trước các giấy tờ khác cho kịp thời hạn và nộp kazei shoumeisho sau.
- Gửi phiếu liên lạc sinh con
Phiếu liên lạc sinh con (出生連絡表) thường được phát cùng với sổ tay mẹ con khi bạn khai báo mang thai. Thường phiếu này ở dạng postcard để điền thông tin vào gửi qua bưu điện, tuy nhiên nếu nộp trực tiếp cũng OK.
Trong phiếu liên lạc sinh con, bạn sẽ điền số điện thoại liên lạc. Họ sẽ liên lạc với bạn để sắp xếp thời gian, nhân viên của phòng bảo vệ sức khỏe trực thuộc cơ quan hành chính địa phương sẽ đến thăm và kiểm tra sức khoẻ của bé, tư vấn nuôi con. Thường sẽ là sau kiểm tra sức khoẻ 1 tháng ở bệnh viện.
III. Thủ tục làm tại cục quản lý xuất nhập cảnh
Việc cuối cùng cần làm là xin tư cách lưu trú cho con.
Thời hạn: 30 ngày sau khi sinh.
Địa điểm: Cục quản lý xuất nhập cảnh (入国管理局).
Tư cách lưu trú của con sẽ thuộc loại 家族滞在, theo bố hoặc mẹ. Trước đó cần quyết định xem bố hay mẹ sẽ là người bảo lãnh cho con. Kinh nghiệm nên chọn người có tư cách lưu trú dài hơn, vì thời hạn lưu trú của con thường sẽ được cho tương ứng với thời hạn lưu trú của người bảo lãnh.
Giấy tờ cẩn chuẩn bị:
- Tờ khai xin cấp tư cách lưu trú (pdf, excel), xem cách điền mẫu ở đây.
- Giấy chứng nhận thụ lý việc thông báo khai sinh (出生届受理証明書) đã lấy ở ub quận/ thành phố trước đó.
- Phiếu cư dân (住民票) có đủ thông tin cả gia đình.
- Hộ chiếu của con.
- Hộ chiếu, thẻ cư trú của người bảo lãnh (bố hoặc mẹ).
- Giấy chứng nhận bảo lãnh (身元証明書): do người bảo lãnh điền, đóng dấu.
- Giấy chứng nhận làm việc (在職証明書): của người bảo lãnh, xin ở công ty.
- Giấy chứng nhận đóng thuế (課税証明書) của người bảo lãnh, lấy ở Combini hoặc xin ở 区役所 (hoặc 市役所).
- Phiếu câu hỏi: điền các thông tin của bố và mẹ. Tham khảo mẫu tại đây.
Chú ý:
Tờ khai không cần dán ảnh (quy định trẻ em dưới 16 tuổi không cần dán ảnh).
Nếu ai đi làm thủ tục ở Tokyo thì thời gian xếp hàng chờ đợi sẽ rất đông, vì vậy nên cố gắng đi từ sáng sớm sát giờ mở cửa.
Trong thời gian chờ đợi có thể qua làm thủ tục 自動化ゲート, xuất nhập cảnh bằng cửa tự động, rất tiện lợi dành cho ai ra vào Nhật nhiều (tìm hiểu thêm ở đây), chỉ cần chuẩn bị hộ chiếu và thẻ cư trú là có thể đăng ký được.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty cổ phần Ichikawa Việt Nam
Trung tâm Ngoại ngữ HAATO
Cơ sở 1: Số 135 Phố Lãng Yên, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Cơ sở 2: 250 Nguyễn Văn Linh, Phường Xuân Hoà, Thành Phố Phúc Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc
Cơ sở 3: Số nhà 20 ngõ 353 Bát Khối, Phường Long Biên, Quận Long Biên, Hà Nội
Số điện thoại: 04239879203; 0969655528 ; 0912033556
Website: http://www.ivn.edu.vn/
